Ein Beitrag von RA Christian Giloth und RA Andre Natalello, Kanzlei Hobohm • Natalello • Giloth
Einleitung: Digitalisierung im Personalwesen – Pflicht oder Kür?
Im Rahmen des Expert Talks von Gastromatik, moderiert von Marketingmanagerin Kathrin, diskutierten die Rechtsanwälte Christian Giloth und Dr. Andre Natalello über ein Thema, das Unternehmen in Deutschland zunehmend beschäftigt: die elektronische Führung von Entgeltunterlagen. Was heute noch als Option gilt, wird ab dem Jahr 2027 zur gesetzlichen Pflicht – mit weitreichenden Folgen für Arbeitgeber, HR-Abteilungen und die Compliance-Strukturen in Unternehmen.
Gesetzliche Grundlage: § 28p SGB IV und Beitragsverfahrensordnung
Die Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen ergibt sich aus § 28p Abs. 6 SGB IV sowie § 8 der Beitragsverfahrensordnung. Bereits seit 2022 gelten erste Anforderungen, doch ab 2027 wird die digitale Führung verbindlich und ausnahmslos vorgeschrieben. Eine Befreiung kann nur noch bis Ende 2026 beantragt werden – danach ist Schluss mit Papierakten.
Was gehört zu den elektronischen Entgeltunterlagen?
Die digitale Personalakte muss unter anderem folgende Informationen enthalten:
- Persönliche Daten: Name, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer
- Entgeltdaten: Lohnabrechnungen, Gehaltsnachweise
- Meldebelege zur Krankenversicherung
- Nachweise über Elternzeiten
- Dokumente zum Mindestlohngesetz
Diese Daten müssen vollständig, unveränderbar und jederzeit abrufbar gespeichert werden – ein Anspruch, den klassische Ablagesysteme kaum erfüllen können.
Compliance und Datenschutz: GOBD und DSGVO als Maßstab
Die digitale Aufbewahrung muss den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) entsprechen. Das bedeutet:
- Unveränderbarkeit der Daten
- Dokumentation aller Änderungen
- Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit
Zudem sind die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten, insbesondere hinsichtlich der Speicherdauer. Während Lohnabrechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, gelten für sozialversicherungsrelevante Unterlagen fünf Jahre und für lohnsteuerrelevante Dokumente sechs Jahre. Eine besondere Herausforderung entsteht bei Betriebsprüfungen – hier dürfen Daten bis zum Abschluss des Verfahrens nicht gelöscht werden.
Sanktionen bei Verstößen: Bußgelder bis zu 50.000 Euro
Die Nichtbeachtung der gesetzlichen Vorgaben kann teuer werden: Bußgelder von bis zu 50.000 Euro sind möglich. Darüber hinaus drohen Schätzungen durch das Finanzamt, Nachforderungen der Rentenversicherung und Imageverluste. Die Höhe der Sanktionen hängt von der Schwere des Verstoßes und der Unternehmensgröße ab.
Umsetzung in der Praxis: Software, Struktur und Strategie
Die Einführung elektronischer Entgeltunterlagen erfordert:
- Auswahl geeigneter Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
- Aufbau einer digitalen Personalakte
- Schulung der HR-Mitarbeiter
- Sicherstellung des Zugriffs für Mitarbeiter auf ihre Unterlagen
Ein strukturierter Fahrplan ist essenziell, um die Anforderungen fristgerecht umzusetzen und rechtliche Risiken zu vermeiden.
Chancen der Digitalisierung: Effizienz, Nachhaltigkeit und Arbeitgeberattraktivität
Neben der Pflicht bietet die Digitalisierung auch Chancen:
- Effizienzsteigerung durch automatisierte Prozesse
- Reduktion von Lagerkosten
- Nachhaltigkeit durch weniger Papierverbrauch
- Attraktivität für junge Talente, die digitale Prozesse erwarten
Fazit: Jetzt handeln – später profitieren
Die Einführung elektronischer Entgeltunterlagen ist kein Projekt für die Zukunft, sondern eine dringende Aufgabe für die Gegenwart. Unternehmen, die frühzeitig handeln, sichern sich nicht nur rechtlich ab, sondern positionieren sich auch als moderne Arbeitgeber.
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