Qualifizierte elektronische Signatur bei der Betriebsratswahl: Zustimmung zur Kandidatur und Stützunterschriften

Bei der Vorbereitung einer Betriebsratswahl stellen sich häufig formale Fragen unter erheblichem Zeitdruck. Besonders praktisch ist dies, wenn eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer als Kandidat auf einer Vorschlagsliste benannt werden soll, sich jedoch im Ausland befindet oder nicht kurzfristig im Betrieb erscheinen kann.

Im Mittelpunkt steht dann die Frage, ob die erforderliche Zustimmung zur Kandidatur elektronisch erteilt werden darf und ob dies auch für eine Stützunterschrift gilt. Der Beitrag erläutert, welche Anforderungen für Wahlvorschläge gelten, welche Bedeutung eine qualifizierte elektronische Signatur haben kann und weshalb Wahlvorstände sowie Listenvertreter weiterhin besondere Vorsicht walten lassen sollten.

Die schriftliche Zustimmung zur Kandidatur

Wer auf einer Vorschlagsliste für die Betriebsratswahl kandidieren soll, muss der Aufnahme in die Liste zustimmen. Nach § 6 Abs. 3 Satz 2 der Wahlordnung zum Betriebsverfassungsgesetz (WO) ist diese Zustimmung schriftlich beizufügen.

Die gesetzlich verlangte Schriftform richtet sich grundsätzlich nach § 126 BGB. Sie setzt eine eigenhändige Unterschrift voraus. Eine bloße Übermittlung per E-Mail, Messenger-Dienst, Telefax oder als eingescanntes Unterschriftsbild genügt dafür nicht. Solche Übermittlungsformen erfüllen allenfalls die Textform nach § 126b BGB; diese reicht für die Zustimmung zur Kandidatur nicht aus.

Das Schriftformerfordernis dient mehreren Zwecken. Es soll die Unterzeichnenden vor einer unüberlegten Erklärung bewahren, ihre Identität erkennbar machen und die Zuordnung der Erklärung zu ihnen absichern. Zugleich soll feststehen, dass die Erklärung vollständig abgeschlossen ist.

Welche Folgen hat eine fehlende handschriftliche Unterschrift?

Geht beim Wahlvorstand eine Vorschlagsliste ein, der die erforderliche Zustimmung zur Kandidatur nicht ordnungsgemäß beigefügt ist, muss der Wahlvorstand den Mangel unverzüglich prüfen und durch Beschluss beanstanden.

Der Listenvertreter ist über den Mangel und dessen Gründe zu informieren. Für diese Mitteilung selbst ist keine Schriftform vorgeschrieben. Erfolgt sie mündlich, empfiehlt sich eine nachvollziehbare Dokumentation durch Gesprächsnotiz; diese sollte zur Wahlakte genommen werden.

Die fehlende oder formfehlerhafte Zustimmung ist ein heilbarer Mangel. Der Listenvertreter kann die ordnungsgemäße Zustimmung innerhalb von drei Arbeitstagen nachreichen. Der Tag, an dem die Beanstandung mitgeteilt wird, wird bei der Fristberechnung nicht mitgezählt.

Kann die Schriftform durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden?

Nach § 126 Abs. 3 BGB kann die gesetzliche Schriftform grundsätzlich durch die elektronische Form ersetzt werden, sofern das Gesetz dies nicht ausdrücklich ausschließt. Für die elektronische Form verlangt § 126a BGB eine qualifizierte elektronische Signatur.

Eine solche qualifizierte elektronische Signatur ist nicht mit einer eingetippten Namenszeile, einer gescannten Unterschrift oder einer einfachen Signaturfunktion in einem Dokument gleichzusetzen. Sie setzt eine elektronische Signatur voraus, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und über einen dafür zertifizierten Anbieter erstellt wird. Die maßgeblichen Anforderungen ergeben sich aus der eIDAS-Verordnung, welche das frühere Signaturgesetz abgelöst hat.

Die in der Schriftform angelegten Funktionen können durch eine qualifizierte elektronische Signatur grundsätzlich ebenfalls erfüllt werden. Auch die Beweisfunktion wird im Prozessrecht berücksichtigt: Für qualifiziert elektronisch signierte Dokumente besteht nach § 371a Abs. 1 Satz 2 ZPO ein Anscheinsbeweis dafür, dass die Erklärung vom Inhaber des Signaturschlüssels stammt. Dieser Anschein kann allerdings durch konkrete Tatsachen erschüttert werden, die ernsthafte Zweifel an der Herkunft oder dem Willen des Schlüsselinhabers begründen.

Rechtliche Einordnung der Zustimmung zur Kandidatur

Die Zustimmung zur Aufnahme in eine Vorschlagsliste ist rechtlich als einseitige Willenserklärung einzuordnen. Mit ihr ist die Rechtsfolge verbunden, dass die betreffende Person als Bewerberin oder Bewerber auf der Vorschlagsliste geführt werden kann.

§ 126a BGB wurde gerade geschaffen, um Willenserklärungen rechtssicher in elektronischer Form abzugeben. Systematisch steht die Vorschrift im Recht der Willenserklärungen. Das Bundesarbeitsgericht hat die genaue dogmatische Einordnung der Zustimmungserklärung als Willenserklärung oder als rechtsgeschäftsähnliche Handlung offengelassen. Für die Frage der Form ist dies nach der hier zugrunde gelegten Auffassung nicht entscheidend: Selbst wenn eine rechtsgeschäftsähnliche Handlung anzunehmen wäre, spricht die vergleichbare Interessenlage für eine entsprechende Anwendung der Formvorschriften.

Der Gesetzgeber schließt den Ersatz der Schriftform durch die elektronische Form in einzelnen arbeitsrechtlichen Vorschriften ausdrücklich aus. Dies betrifft etwa bestimmte Nachweise nach dem Nachweisgesetz, Kündigungen nach § 623 BGB oder Arbeitszeugnisse ohne Zustimmung der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers nach § 109 Abs. 3 GewO. Einen entsprechenden Ausschluss enthält die Wahlordnung für die Zustimmung zur Kandidatur nicht.

Redaktioneller Hinweis

Die Zulässigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur für die Zustimmung zur Kandidatur wird in der Literatur vertreten. Eine diese Auffassung ausdrücklich bestätigende Rechtsprechung ist nach dem zugrunde gelegten Ausgangstext jedoch nicht ersichtlich. Ebenso wird keine gegenteilige Rechtsprechung benannt.

Daraus folgt keine gesicherte gerichtliche Klärung. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur kann daher ein Anfechtungsrisiko begründen. Eine Nichtigkeit der Betriebsratswahl lässt sich daraus nach dem Ausgangstext jedoch nicht seriös herleiten.

Stützunterschriften: Zusätzliche Anforderungen an den Wahlvorschlag

Ein Wahlvorschlag benötigt die nach § 14 Abs. 4 BetrVG erforderlichen Stützunterschriften. Mit einer Stützunterschrift bekunden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, dass sie den eingereichten Wahlvorschlag unterstützen.

Eine Unterschrift kann zugleich die Zustimmung zur Kandidatur und eine Stützunterschrift darstellen. Voraussetzung ist allerdings, dass der entsprechende Erklärungswille eindeutig erkennbar wird. Ist nicht klar, welcher Zweck mit der Unterschrift verfolgt wird, besteht das Risiko, dass sie im Zweifel nur als Stützunterschrift gewertet wird.

Deshalb empfiehlt es sich, auf der Vorschlagsliste getrennte und eindeutig bezeichnete Felder vorzusehen: eines für die Zustimmung der kandidierenden Person zur Aufnahme auf die Liste und ein weiteres für die Unterstützung des Wahlvorschlags durch Stützunterschriften.

Können Stützunterschriften auf mehreren Blättern gesammelt werden?

Wahlvorschlag und Stützunterschriften müssen nicht zwingend auf einem einzigen Blatt stehen. Bei mehreren Dokumenten muss jedoch zweifelsfrei erkennbar sein, dass die einzelnen Unterschriften gerade den konkreten Wahlvorschlag unterstützen und die Unterlagen zusammengehören.

Eine körperliche Verbindung der Blätter ist nach der Rechtsprechung nicht zwingend erforderlich. Die Zuordnung kann sich auch aus eindeutigen Identifikationsmerkmalen auf den einzelnen Blättern ergeben, etwa aus der wiederholten Bezeichnung oder dem Kennwort der Vorschlagsliste.

Für eine möglichst rechtssichere Durchführung empfiehlt sich dennoch, die Kandidatenliste und die Seiten mit Stützunterschriften fest miteinander zu verbinden, etwa durch Heften. Diese Verbindung muss bereits bestehen, wenn die erste Stützunterschrift geleistet wird, und bis zur letzten Unterschrift fortbestehen.

Nicht zulässig sind Unterschriften auf leeren Blättern, die erst später einer Vorschlagsliste angefügt werden. Möglich ist dagegen, mehrere inhaltsgleiche Ausfertigungen einer vollständigen Vorschlagsliste zur Unterzeichnung im Betrieb umlaufen zu lassen. Sämtliche Ausfertigungen müssen dabei übereinstimmen und alle nach § 6 Abs. 3 WO erforderlichen Angaben enthalten.

Zustimmung zur Kandidatur und Stützunterschrift sind zu unterscheiden

Die Zustimmung einer kandidierenden Person muss nicht zwingend mit der Vorschlagsliste oder den Stützunterschriften verbunden werden. Sie kann auf dem Listendokument selbst oder in einer gesonderten Erklärung abgegeben werden.

Diese Unterscheidung hat praktische Folgen:

• Wird lediglich eine gesonderte Zustimmungserklärung abgegeben, ohne dass diese mit einer vollständigen Kandidatenliste verbunden ist oder auf dieser selbst erfolgt, liegt darin nur die Zustimmung zur Kandidatur. Eine Stützunterschrift ist darin nicht enthalten.
• Unterzeichnet die kandidierende Person dagegen eine vollständige Vorschlagsliste und ergibt sich aus Gestaltung oder Erklärung klar, dass sowohl die Kandidatur bestätigt als auch die Liste unterstützt werden soll, kann die Unterschrift beide Funktionen erfüllen.
• Bei einer qualifizierten elektronischen Signatur auf dem vollständigen digitalen Listendokument kann die Signatur nach der im Ausgangstext vertretenen Auffassung ebenfalls als Stützunterschrift gewertet werden. Erforderlich bleibt, dass der Zweck der Erklärung auf dem Dokument oder im Zusammenhang mit der Signatur eindeutig erkennbar ist.

Praktische Vorgehensweisen bei Abwesenheit eines Kandidaten

Ist eine für die Liste vorgesehene Person nicht im Betrieb, etwa wegen eines Auslandsaufenthalts, sollte die Organisation der Unterlagen frühzeitig geplant werden. Für eine rechtssichere Gestaltung kommen insbesondere folgende Vorgehensweisen in Betracht.

Eine vollständige Vorschlagsliste kann der abwesenden Person per E-Mail übermittelt werden. Die Person druckt die Unterlage aus, unterschreibt sie handschriftlich und sendet sie postalisch an den Listenvertreter zurück. Weitere Kandidatinnen und Kandidaten sowie die unterstützenden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können ihre Erklärungen anschließend auf der Liste leisten.

Wenn dieses Vorgehen wegen der Dauer des Postwegs die Einholung weiterer Erklärungen verzögern würde, kann zusätzlich eine zweite, inhaltsgleiche Ausfertigung der vollständigen Vorschlagsliste verwendet werden. Die abwesende Person unterschreibt dann nur auf dieser Ausfertigung. Entscheidend ist, dass die Unterlagen vollständig übereinstimmen, eindeutig zusammengehören und die Reihenfolge der Kandidatinnen und Kandidaten unverändert bleibt.

Die Reihenfolge ist bedeutsam, weil sie bei mehreren Vorschlagslisten grundsätzlich Einfluss darauf hat, welche Bewerber gewählt sind. Eine Besonderheit gilt bei der Verhältniswahl, wenn das Geschlecht in der Minderheit die ihm zustehenden Mindestsitze andernfalls nicht erreichen würde.

Während die unterschriebene Ausfertigung postalisch zurückgesandt wird, können im Betrieb Stützunterschriften auf einem identischen vollständigen Dokument gesammelt werden. Beide Unterlagen können vor der Einreichung des Wahlvorschlags miteinander verbunden werden.

Warum die handschriftliche Unterschrift weiterhin der sicherste Weg ist

Die digitale Abgabe von Erklärungen kann organisatorische Probleme bei modernen Arbeitsformen, Remote Work, Matrixstrukturen oder räumlich verteilten Betrieben lösen. Die Notwendigkeit einer handschriftlichen Unterschrift kann die Wahrnehmung von Wahlrechten dort erheblich erschweren.

Gleichwohl ist eine qualifizierte elektronische Signatur für die Zustimmung zur Kandidatur und für Stützunterschriften bisher nicht ausdrücklich durch die Rechtsprechung bestätigt. Wenn der Wahlvorstand eine Betriebsratswahl mit möglichst geringem Anfechtungsrisiko durchführen möchte, empfiehlt es sich daher, grundsätzlich auf eigenhändige Unterschriften im Original zurückzugreifen.

Besonders bei Stützunterschriften ist es zweckmäßig, genügend Unterschriften von im Betrieb anwesenden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern einzuholen. So kann auf eine möglicherweise rechtlich unsichere Stützunterschrift eines verreisten Kandidaten verzichtet werden.

FAQ

Reicht eine per E-Mail übersandte Zustimmung zur Kandidatur aus?

Nein. Eine E-Mail, ein Scan, eine WhatsApp-Nachricht oder ein Telefax erfüllen nicht die gesetzlich verlangte Schriftform. Erforderlich ist grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift oder nach der im Ausgangstext vertretenen Auffassung eine qualifizierte elektronische Signatur.

Ist eine eingescannte Unterschrift eine qualifizierte elektronische Signatur?

Nein. Eine eingescannte Unterschrift ist lediglich ein Bild einer handschriftlichen Signatur. Sie ersetzt weder die handschriftliche Unterschrift im Original noch eine qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB.

Kann eine qualifizierte elektronische Signatur für die Kandidatur verwendet werden?

Dies wird in der Literatur vertreten. Die formellen Funktionen der Schriftform können durch eine qualifizierte elektronische Signatur grundsätzlich erfüllt werden. Eine ausdrückliche gerichtliche Bestätigung dieser Auffassung ist nach dem Ausgangstext jedoch nicht ersichtlich. Deshalb verbleibt ein Anfechtungsrisiko.

Kann eine Unterschrift zugleich Zustimmung zur Kandidatur und Stützunterschrift sein?

Ja, sofern aus der Gestaltung der Vorschlagsliste oder aus der Erklärung eindeutig hervorgeht, dass beide Erklärungen abgegeben werden sollen. Zur Vermeidung von Auslegungsproblemen sollten getrennte Unterschriftsfelder verwendet werden.

Müssen Vorschlagsliste und Stützunterschriften auf einem einzigen Blatt stehen?

Nein. Mehrere Dokumente sind möglich, wenn ihre Zusammengehörigkeit eindeutig feststeht. Für eine besonders sichere Gestaltung sollten die Unterlagen aber vor Beginn der Sammlung von Stützunterschriften fest miteinander verbunden werden.

Was sollte bei einem Kandidaten im Ausland praktisch geschehen?

Am rechtssichersten ist die Übersendung einer vollständigen Vorschlagsliste zum Ausdrucken, handschriftlichen Unterzeichnen und postalischen Rückversand. Parallel können auf einer vollständig identischen Liste im Betrieb weitere Stützunterschriften gesammelt werden. Die Unterlagen müssen inhaltlich übereinstimmen und vor der Abgabe als einheitlicher Wahlvorschlag zusammengeführt werden.

Bei Fragen zur Vorbereitung von Betriebsratswahlen, zu Wahlvorschlägen oder zu formalen Anforderungen im Wahlverfahren kann eine frühzeitige arbeitsrechtliche Beratung helfen, vermeidbare Beanstandungen und Anfechtungsrisiken zu reduzieren.